13. Nagrywanie i transkrypcja wideokonferencji

Do organizowania spotkań online, wideokonferencji oraz webinarów korzystamy z usługi Microsoft Teams, świadczonej przez Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irlandia.

W odpowiedzi na potrzeby zgłaszane przez wielu naszych klientów, partnerów, dostawców, konsultantów oraz pracowników wybrane wideokonferencje, podczas których przekazywane są szczególnie obszerne lub istotne informacje, mogą być nagrywane lub poddawane transkrypcji. Celem tych działań jest ułatwienie wszystkim uczestnikom późniejszego zapoznania się z przebiegiem spotkania oraz umożliwienie osobom, które nie mogły w nim uczestniczyć, uzyskania dostępu do przekazanych informacji i zapoznania się z ich treścią (dalej: „Cel”).

Jeżeli organizator uzna to za niezbędne do realizacji Celu, nasze wideokonferencje mogą być nagrywane lub poddawane transkrypcji przy użyciu odpowiednich funkcji Microsoft Teams (dalej łącznie: „Nagranie”). Organizator zdecyduje się na nagrywanie wideokonferencji wyłącznie wtedy, gdy sama transkrypcja nie będzie wystarczająca do realizacji Celu.

Nagranie będzie wykorzystywane wyłącznie do realizacji Celu i udostępniane jedynie osobom zaproszonym na daną wideokonferencję, przez ograniczony czas określony przez organizatora z uwzględnieniem Celu. Na wniosek organizator może przyznać dostęp do Nagrania również innym osobom, jeżeli będzie to niezbędne do realizacji Celu.

Nagranie zostanie usunięte po upływie ustalonego okresu przechowywania.

Bezpośrednio przed rozpoczęciem Nagrania będziesz mieć możliwość wyrażenia zgody na jego wykonanie. Jeżeli nie wyrazisz zgody, nadal możesz uczestniczyć w wideokonferencji, jednak z wyłączoną kamerą i mikrofonem oraz bez korzystania z funkcji czatu. Wszelkie uwagi, pytania lub inne wypowiedzi możesz wówczas przekazać organizatorowi ustnie lub pisemnie po zakończeniu wideokonferencji.

Alternatywnie, jeżeli większość uczestników nie wyrazi zgody na Nagranie, organizator może podjąć decyzję o przeprowadzeniu wideokonferencji bez jej nagrywania lub transkrypcji.

Udzieloną zgodę możesz w każdej chwili cofnąć poprzez wyłączenie kamery i mikrofonu oraz powstrzymanie się od korzystania z funkcji czatu przez pozostałą część wideokonferencji.

Nagranie może obejmować obraz, dźwięk oraz, w stosownych przypadkach, udostępniany ekran lub treść prezentacji. Funkcja transkrypcji automatycznie przekształca wypowiedzi uczestników spotkania w tekst. Do sporządzania transkrypcji wykorzystywane jest narzędzie Microsoft Copilot. Nie korzystamy z Microsoft Copilot do żadnych innych celów poza sporządzaniem transkrypcji, w szczególności do analizy jej treści.

W związku z nagrywaniem lub transkrypcją wideokonferencji mogą być przetwarzane dane osobowe, obejmujące w szczególności:

• imiona, nazwiska oraz dane kontaktowe uczestników,
• dane dźwiękowe i wideo,
• treść wypowiedzi uczestników,
• wiadomości przesyłane za pośrednictwem czatu,
• dane zawarte w transkrypcji,
• udostępniane dokumenty i prezentacje,
• techniczne dane dotyczące połączenia.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Więcej informacji na temat przetwarzania danych przez Microsoft można znaleźć w polityce prywatności tego dostawcy pod adresem: https://www.microsoft.com/en-us/privacy/privacystatement#mainenterprisedeveloperproductsmodule